Die Kostenfunktion für Budgetkontrolle und Pauschalhonorare

Mit der Kostenfunktion in Kordiam können Sie auf einfache Weise Standardkosten und individuell vereinbarte Honorare einer Aufgabe zuordnen und die Gesamtkosten verfolgen.

Die Kostenfunktion ist u.a. Teil einer Sammlung von Funktionen, die Ihnen die Vereinbarung von Pauschalhonoraren erleichtert (mehr erfahren).

Wir gliedern diesen Beitrag in die folgenden Abschnitte:

• Aktivierung der Kostenfunktion
• Eingabe der individuellen Kosten pro Aufgabe
• Wer kann die Kostenwerte sehen?
• Arbeiten mit Standardkosten
• Definition von Standardkosten pro Beauftragtem und Aufgabe
• Kostenkontrolle

Aktivieren der Kosten

Um diese Funktion zu nutzen, aktivieren Sie diese auf der Seite Admin -> Allgemeine Einstellungen. Dazu sind Admin-Rechte erforderlich.

Eingabe der individuellen Kosten pro Aufgabe

Sobald Sie die Funktion aktiviert haben, sehen Sie das Feld "Kosten" im Aufgabenfeld Ihrer Themen (stellen Sie sicher, dass Sie einer Geschichte eine Aufgabe hinzugefügt haben). Sie finden es auf der rechten Seite, möglicherweise erst nach einem Klick auf den Link "Weitere Optionen".

Hier können Sie den Wert eingeben und bei Bedarf die Währung ändern.

Wer kann die Kostenwerte sehen?

Es gibt eine einfache Regel für alle Orte, an denen die Kostenwerte angezeigt werden:

Benutzer, die als "Intern" markiert sind, können alle Kosten für alle Aufgaben sehen, zu denen sie Zugang haben. Damit die Benutzer die Kostenwerte einsehen können, rufen Sie bitte das entsprechende Nutzerprofil auf und aktivieren dort "Zugriff auf Kostendaten".

Interne Nutzer können ihre persönlichen Kosten einsehen, auch wenn sie keinen Zugriff auf Kostendaten haben. 

Externe Nutzer haben nur Zugriff auf die Kosten ihrer eigenen Aufträge. Selbst wenn zwei Freelancer an demselben Thema arbeiten (z.B. Reporter und Fotograf), kann der eine die Kosten des anderen nicht sehen.

Arbeiten mit Standardkosten

In vielen Unternehmen gibt es eine Liste von Standardkosten pro Auftragsart. In einem solchen Fall kann die immer wiederkehrende Eingabe derselben Kostenwerte aufwändig und fehleranfällig sein.

In Kordiam können Sie Standardkosten pro Aufgabe definieren. Diese Werte werden dann in das oben beschriebene Kostenfeld der Aufgaben eingetragen und können anschließend bei Bedarf manuell bearbeitet werden.

Um solche Standardkosten einzugeben, rufen Sie die Seite Einstellungen / Admin -> Aufgaben auf (dazu benötigen Sie Admin-Rechte).

Öffnen Sie eine bestehende Aufgabe zur Bearbeitung oder erstellen Sie eine neue. Im Bearbeitungsfenster finden Sie das Kostenfeld und die Währung. Geben Sie den Standardkostenwert für diese Art von Aufgabe ein und ändern Sie die Währung, falls erforderlich.

Wenn Sie nun eine Aufgabe zu einem Thema hinzufügen, wird das Kostenfeld mit diesem Wert vorausgefüllt. Dieser Wert kann dann bei Bedarf manuell nachbearbeitet werden.

Die Eingabe oder Bearbeitung eines Standardkostenwertes hat keinen Einfluss auf bereits bestehende Aufgaben.

Definition von Standardkosten pro Beauftragtem und Aufgabe

Möglicherweise haben Sie keine Liste mit Standardkosten oder Sie arbeiten mit Freiberuflern zusammen, für die unterschiedliche Kosten pro Auftrag gelten.

Zur Unterstützung dieses Geschäftsvorfalls bietet Kordiam die Möglichkeit, Standardkosten pro Aufgabe und Nutzer zu definieren. Wenn eine bestimmte Aufgabe in der Regel 50 Euro kostet, Ihr erfahrener Freelancer aber 55 Euro erhält, können Sie diese Euro 55 als Standardkosten für diesen Benutzer eingeben.

Sie können solche benutzerspezifischen Standardkosten für alle Aufgaben eingeben.

Dazu greifen Sie auf die Benutzerliste zu (dazu benötigen Sie Admin-Rechte), öffnen ein Nutzerprofil zur Bearbeitung und wählen im Bereich mit zusätzlichen Optionen die Kosteneinstellungen aus.

Es öffnet sich ein Fenster, welches alle nicht nutzerspezifischen Kosten anzeigt. In diesem können Sie dann die nutzerspezifischen Standardkosten definieren.

Sobald ein solcher nutzerspezifischer Standardkostenwert eingegeben wurde, werden die Kosten automatisch auf diesen Wert geändert, wenn der Benutzer einer Aufgabe zugewiesen wird. Ausnahme: Wenn zuvor ein anderer Kostenwert manuell eingegeben wurde, wird dieser Wert nicht geändert.

Kostenkontrolle

Sie können Ihre Zuordnungskosten verfolgen und überprüfen, indem Sie die Aufgabenliste auf der Seite Aufgaben herunterladen. Die xls-Datei enthält die Kostenwerte.

Darüber hinaus lässt sich in der Aufgabenansicht optional die Spalte Kosten - letzter Bearbeiter einblenden.
Sie zeigt an, welcher Nutzer die Kosten einer Aufgabe zuletzt geändert hat, und hilft so dabei, Änderungen nachzuvollziehen und die Datenpflege im Team transparent zu gestalten.

Um die Spalte einzublenden, klicken Sie in der Aufgabenansicht auf das Zahnrad-Symbol rechts in der Spaltenleiste und aktivieren Sie den Eintrag Kosten - letzter Bearbeiter.
Voraussetzung ist, dass die Kostenfunktion unter Einstellungen / Admin -> Allgemeine Einstellungen aktiviert ist und für die jeweilige Aufgabe ein Kostenwert hinterlegt wurde.

EINSCHRÄNKUNG: Unter Einstellungen / Admin -> Konto darf in keinem der Accounts, in denen man Nutzer ist "Deutschland" als Land  ausgewählt sein. Andernfalls lässt sich die betreffende Spalte nicht anzeigen.