Sabris - Kordiam-Integration

Zusammen mit Kunden haben wir eine Integration ihres SAP-basierten Honorarsystems (Sabris) für die Abrechnung freier Mitarbeiter mit unserer Themenplanungs-Software Kordiam entwickelt.

Mit dieser Integration werden in Sabris angelegte Nutzerprofile freier Mitarbeiter automatisch nach Kordiam importiert. In Sabris vorgenommene Änderungen oder Löschungen dieser Profile werden ebenso übernommen.

1. Was sind die Voraussetzungen?
2. Integrationsmethode
3. Wie wird diese Integration umgesetzt?
4. Kosten
5. Wie funktioniert die Integration?
6. Abgleich der Daten (Tabelle)
7. Beispieldatei

1. Was sind die Voraussetzungen für diese Integration?

Sie müssen Kunde von Kordiam sein. Ihr Honorar- oder Abrechnungssystem muss (wie Sabris) in der Lage sein, einen Report als csv-Datei in einem bestimmten Format (siehe Beispieldatei unten) zu exportieren.

2. Welche Integrationsmethode wird angewandt?

Daten werden im csv-Format per FTP an einen gesicherten FTPs-Server von Kordiam übergeben und verarbeitet.

3. Wie wird diese Integration umgesetzt?

Die Integration wird im Rahmen eines kleinen Projekts umgesetzt.

Bitte kontaktieren Sie uns unter support@kordiam.io, wenn Sie Fragen zum genauen Vorgehen haben.

4. Kosten

Je nachdem, wie viel Unterstützung oder zusätzliche Anpassungen Sie benötigen, liegt der typische Preis für eine solche Integration zwischen 0 und 5.000 USD oder Euro.

Bitte kontaktieren Sie uns unter support@kordiam.io für detaillierte Preisinformationen.

5. Wie funktioniert die Integration?

Der Abgleich der in Sabris angelegten Nutzerprofile basiert auf einer automatisierten Datenübernahme. Das Honorarsystem sendet einmal täglich eine automatisch generierte csv-Datei an unseren FTPs-Server mit den aktuellen Benutzerdaten der Mitarbeiter (wir präferieren das Dateiformat csv, aber auch xls wäre gegen Aufpreis möglich).

Im Abschnitt weiter unten finden Sie eine Beispieldatei dazu.

Folgende Anwendungsfälle werden abgedeckt:

1. Ein Benutzerprofil wird erstellt:
   Anhand der Benutzerdaten in der csv-Datei wird ein neues Profil erstellt. Alle relevanten Felder werden gemäß der csv-Angaben in Kordiam ausgefüllt.
   Der Nutzer muss dabei in Kordiam als „Freie Mitarbeiter“ eingerichtet werden (Default).
   Ist das Feld „Nutzer arbeitet für“ in der csv-Datei nicht ausgefüllt, erfolgt auch keine automatische Zuweisung zu einer Gruppe im Nutzerprofil. Die Gruppenzuweisung kann im Nachhinein vom Administrator durchgeführt werden.
   Immer, wenn automatisch ein neues Benutzerprofil angelegt wird, sendet Kordiam eine Einladungs-E-Mail an den neuen Nutzer. Wird sein Profil gelöscht, erhält der Nutzer dazu ebenfalls eine Benachrichtigung. Bei Aktualisierungen im Benutzer-Profil wird keine Nachricht gesendet.
   Wichtig: Wenn ein Kunde versucht, das Profil für einen freien Mitarbeiter zu erstellen, der bereits für eine andere Organisation als Nutzer in Kordiam registriert ist, wird dieses Benutzerprofil weder erstellt noch aktualisiert. Dieser Abgleich erfolgt anhand der E-Mail-Adresse des Nutzers.
2. Das Benutzerprofil wird aktualisiert:
   Anhand der übermittelten Honorar-ID des externen Mitarbeiters (supplier id) wird das Profil aktualisiert. Alle vorhandenen Daten werden mit dem neuen Datensatz überschrieben.
3. Das Benutzerprofil wird gelöscht:
   Enthält die csv-Datei einen Eintrag im Feld Löschdatum (user_deletion_date), wird das Profil entfernt. Dazu muss das Löschdatum in der csv-Datei wie folgt formatiert sein: JJJJ-MM-TT und in der Zukunft liegen.
4. Die csv-Datei ist fehlerhaft (z.B. Lücken in Pflichtfeldern):
   Wenn bei der Verarbeitung Fehler auftreten, wird im FTPs-Stammverzeichnis der Unterordner "/errors/" erstellt. Dort wird eine Datei hinzugefügt, deren Name aus dem Namen der Originaldatei plus ".err.txt" besteht. Diese Datei enthält Informationen über die problematischen Zeilen.
   Kordiam prüft alle 15 Minuten, ob eine neue Datei existiert. Wenn ja, beginnt die Verarbeitung.
   Nach der Verarbeitung wird die csv-Datei in den Unterordner "/processed/" verschoben.
   Admins auf Kundenseite haben Zugriff auf diesen FTPs-Ordner.
5. Sonderfall neue E-Mail-Adresse:
   Um zu verhindern, dass durch eine neue E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters ein neuer Benutzer angelegt wird und deshalb im Nutzerverzeichnis zwei Nutzer mit identischer Mitarbeiter-ID stehen, wirkt folgende Logik:
   A] Ein Benutzerprofil wurde durch automatischen Import erstellt,
   B] Der nächste automatische Import liefert eine neue E-Mail-Adresse.
   C] Wenn Kordiam die E-Mail-Adresse nicht kennt, dann wird geprüft: Gibt es eine externe Mitarbeiter-ID oder Honorar-ID, die für diesen Benutzer vorliegt?
   > Wenn ja, wird die E-Mail-Adresse des bestehenden Benutzers aktualisiert.
   > Nur wenn nein, wird ein neuer Benutzer mit der neuen E-Mail-Adresse angelegt.

6. Abgleich der Daten - Tabelle

7. Beispieldatei