Gruppen administrieren und nutzen

Was sind Gruppen und wofür kann man sie nutzen?

Mit Hilfe von Gruppen können Sie die Daten in Kordiam segmentieren und nur bestimmten Nutzern zugänglich machen.

In der Regel werden Gruppen für Abteilungen, Ressorts oder externe Gruppen wie z.B. die Kunden einer PR-Agentur eingerichtet. Alternativ können diese jedoch auch für virtuelle oder Projekt-Gruppen verwendet werden.

Beispiel: Sie richten eine Gruppe "'Sport-Ressort" ein und alle Mitglieder dieser Gruppe erhalten nur Zugriff auf die Sport-Themen, Sport-Termine sowie die Abwesenheiten und Dienstpläne der Sport-Nutzer.

Wie filtern Gruppen in Kordiam vorhandene Daten?

In Kordiam werden mit Themen, Termine, Notizen etc. verschiedene Daten gespeichert, die wie folgt durch Gruppen segmentiert werden:

• Kanäle mit ihnen zugewiesenen Themen: Nutzer einer Gruppe sehen nur die Kanäle und deren Themen, die der Gruppe zugewiesen sind
• Termine: Nur Termine, die einer bestimmten Gruppe zugewiesen sind, können von ihren Nutzern eingesehen werden.
• Notizen: Nutzer sehen nur Notizen, die den Ihnen zugänglichen Gruppen zugeordnet wurden.
• Abwesenheiten: Als Nutzer sieht man nur die Abwesenheiten derjenigen Nutzer, die der gleichen Gruppe wie man selber zugewiesen sind.
• Schichten: Auch bei Schichten gilt, dass man nur diejenigen sieht, die einer Gruppe, der man angehört zugewiesen sind.

Wer sollte Gruppen nutzen?

Die meisten unserer Kunden mit bis zu 25 Nutzern verwenden die Gruppenfunktion nicht.

Die wesentlichen Gründe für die Gruppen-Verwendung sind Größe und Rechtevergabe:

• Größe: Wenn Sie viele Nutzer haben, die aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht alle Daten angezeigt bekommen sollen, können bzw. sollten Sie Gruppen verwenden.
• Rechtevergabe: Ohne die Verwendung der Gruppenfunktion können alle internen bzw. angestellten Nutzer alle Daten einsehen. Wenn Sie verhindern wollen, dass z.B. eine Abteilung, ein externer Kooperationspartner bzw. ein Kunde Ihres Unternehmens alle Daten sieht, sollten Sie Gruppen einsetzen.

Wie richtet man Gruppen ein?

Sie benötigen Administratoren-Rechte, um eine Gruppe einzurichten.

Gehen Sie auf die Seite Einstellungen > Gruppen.

Jedes Kordiam-Konto muss mindestens eine Gruppe enthalten. Eine Gruppe ist bereits voreingestellt. Diese können Sie löschen, sobald Sie eine weitere Gruppe hinzugefügt haben.

Gruppen hinzufügen

Klicken Sie auf den Link "+ GRUPPE" am Ende der Gruppenliste und machen Sie die folgenden Angaben:

• Name bzw. Bezeichnung der Gruppe
• Beschreibung der Gruppe (optional)
• Land der Gruppe: Falls die Gruppe in mehreren Ländern aktiv ist, geben Sie das an, in dem sich die meisten Gruppenmitglieder befinden.
• Administrator (optional!): Sie können einzelnen Nutzern Admin-Rechte nur für diese Gruppe gewähren. Gruppen-Admins können Nutzer hinzufügen, diesen aber nur Zugriff auf diese Gruppe gewähren.
• Zugriffsrechte: Dieses ist der wichtigste Punkt. Definieren Sie hier, auf welche Kanäle und Kategorien und somit auf welche Themen die Gruppenmitglieder Zugriff haben sollen.
• E-Mail-Adresse zur Verwendung in der Posteingangsfunktion (mehr erfahren): Diese wird automatisch erstellt und kann hier jedoch durch Sie editiert werden.

Sie können auch Untergruppen erstellen, die einer Gruppe hierarchisch untergeordnet sind (z.B. wie Ressorts unterhalb einer Chefredaktion). Verweilen Sie hierzu mit der Maus über einem Gruppennamen in der Gruppenliste und klicken rechts neben der Gruppe auf "+ UNTERGRUPPE".

Sobald Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie Nutzer dieser Gruppe zuweisen. Gehen Sie dazu auf die Seite Admin > Nutzer, öffnen Sie das entsprechende Nutzerprofil und wählen im Menü "Nutzer arbeitet für" die entsprechende Gruppe aus (oder verwenden Sie auf der Nutzerliste die Funktion zur Gruppenzuweisung für mehrere Nutzer, indem Sie mehrere Nutzer auswählen und einer Gruppe zuweisen).

Gruppen bearbeiten oder löschen

Verweilen Sie mit der Maus über einer Gruppe in der Gruppenliste und klicken den Papierkorb rechts neben der Gruppe aus, um diese zu entfernen. 

Reihenfolge der Gruppen ändern

Die in der Gruppenliste vorhandene Sortierung der Gruppen wird in allen Gruppenmenüs in Kordiam reflektiert.

Sie können die Reihenfolge per Drag'n'Drop ändern. 

Wie verwende ich Gruppen als Nutzer?

Als Nutzer haben Sie Zugriff auf eine oder mehrere Gruppen. Eine aktive Verwendung dieser Funktion ist nur dann möglich, wenn Sie mehreren zugewiesen wurden.

Auf den meisten Seiten befindet sich ein Gruppenmenü (Bsp: Auf der Übersichtsseite das Menü "Zeige Daten für"). Wählen Sie hier einfach die für Sie relevanten Gruppen aus, aktivieren die Auswahl über den Anwenden-Button und schon haben Sie die Gruppenauswahl aktualisiert.