E-Mails nach Kordiam übertragen

Posteingangsfunktion

Viele Themenideen und Termine erreichen eine Redaktion per E-Mail. Diese müssen nicht manuell in Kordiam übertragen werden.

Die Posteingangsfunktion in Kordiam vereinfacht die Übernahme von E-Mails und Ihren Anhängen. Den Posteingang finden Sie unter dem Navigationspunkt Management

Varianten der E-Mail-Integration

Kordiam bietet mit der Posteingangsfunktion insgesamt drei aufeinander aufbauende Varianten der Übernahme von E-Mails. Für die dritte Variante sind Vorarbeiten durch die Administratoren notwendig, die beiden ersten können von jedem Nutzer individuell genutzt werden.

Die drei Varianten:

1. Manuelle Bearbeitung von E-Mails im Posteingang
2. Automatische Übernahme in den Kalender
3. Automatische Übernahme in Kalender und Themenplanung

Ad 1. Manuelle Bearbeitung im Posteingang

Jede Gruppe (Ressort, Abteilung, etc.) erhält eine eigene, durch Administratoren bearbeitbare E-Mail-Adresse wie z.B. sport.abcd@kordiam.app. Der erste Teil der Adresse („sport“) ist bearbeitbar, der zweite („abcd“) ist ein nicht bearbeitbares und zufällig generiertes Kürzel für das gesamte Unternehmen.

An diese Adresse können E-Mails geschickt bzw. weitergeleitet werden. Die eingegangenen E-Mails sind dann auf der Seite Posteingang einsehbar.

Sämtliche der jeweiligen Gruppe zugeteilten internen Mitarbeiter haben Zugriff auf diesen Posteingang. In dem Gruppen-Menü oben links ist hinter dem Gruppen-Namen die jeweilige E-Mail-Adresse des Ressorts aufgeführt.

Durch Klick auf eine E-Mail öffnet sich diese in der bekannten Eingabemaske. Der Betreff der E-Mail wird als Titel übernommen, der Inhalt der E-Mail und deren Anhänge sind als Anhänge beigefügt.

Die so geöffnete E-Mail kann dann in der Maske wie üblich mit weiteren Informationen versehen und gespeichert werden. Sie wird nach dem Speichern aus dem Posteingang entfernt.

Tipp: Sie können ihre IT-Administratoren auch bitten eine automatische Weiterleitung an Kordiam einzurichten. Dann würden z.B. alle an die Redaktions-Adresse gesendeten E-Mails (z.B.  an sport@neue-zeitung.de) an die Kordiam-Adresse dieser Gruppe weitergeleitet und könnten dort in Kordiam übernommen oder gelöscht werden.

Ad 2. Automatische Übernahme in den Kalender

Viele eingehende E-Mails sind Einladungen zu einem Termin wie z.B. zu einem Fußballturnier. Wenn Kordiam diesen Termin „erkennt“, übernimmt es die E-Mail direkt in den Redaktionskalender.

Wie „erkennt“ Kordiam also den Termin?

So funktioniert’s: Wenn Sie eine Mail an Kordiam schicken bzw. weiterleiten, geben Sie an beliebiger Stelle in der Betreffzeile das Datum und falls es sich nicht um einen ganztägigen Termin handelt die Uhrzeit des Termins ein.

Kordiam erkennt dabei für deutsche Nutzer das Datumsformat dd.mm. und die Uhrzeitformate hh:mm und hh.mm

Beispiel: Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Jubiläumsturnier Alte Herren Neustadt“. Leiten Sie diese weiter an Kordiam und geben Sie vor dem Absenden noch Datum und Uhrzeit im Betreff an. Das würde in diesem Beispiel so aussehen: „Jubiläumsturnier Alte Herren Neustadt 28.3. 11:00“

Dieser Termin geht dann inklusive aller Anhänge direkt in den Kalender der Gruppe, an deren E-Mail-Adresse Sie diese E-Mail schicken.

Ad 3. Automatische Übernahme in Kalender und Themenplanung

Geübte Kordiam-Nutzer wissen, dass ein Termin im Kalender auftauchen kann, aber damit noch nicht zwangsläufig einem Kanal und einer Kategorie in der Themenplanung zugewiesen ist.

Mit der neuen E-Mail-Funktion können die Termine nicht nur in den Kalender einlaufen (s.o.) sondern auch zusätzlich vollautomatisch in die Themenplanung.

Kordiam wird dabei mitgeteilt, dass jeder für eine bestimmte Gruppe per E-Mail einlaufende Termin automatisch auch der nächsten Ausgabe eines bestimmten Kanals und einer seiner Kategorien zugewiesen werden soll.

So kann in unserem Beispiel durch die Administratoren festgelegt werden, dass jeder an sport.abcd@kordiam.app geschickte Termin in der nächstmöglichen Ausgabe der Zeitung in der Kategorie Sport als Themenvorschlag (oder als akzeptierter Text) eingestellt werden soll.

Hinweis für Administratoren: Klicken Sie auf der Seite Einstellungen > Gruppen auf Bearbeiten bei der jeweiligen Gruppe. Aktivieren Sie das Häkchen bei "Automatische Übernahme eingegangener E-Mails in die Themenplanung" und wählen Sie den entsprechenden Kanal, die Kategorie und den Status aus.