5. Gruppen

In Kordiam können Sie Nutzer einzelnen Gruppen zuweisen und anhand dieser Gruppen Zugriffe steuern. 

Die Gruppen-Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, unterschiedlichen Abteilungen, Ressorts und sonstigen Gruppen verschiedene Zugriffsrechte zu gewähren. Wir empfehlen üblicherweise die Nutzung mehrerer Gruppen ab ca. 25 Nutzern. 

WICHTIG: Es muss immer mindestens eine Gruppe im Account hinterlegt sein, entfernen Sie also nicht die standardmäßig vorhandene Gruppe sondern benennen Sie diese gegebenenfalls um.

Als Kordiam Admin finden Sie die Einstellungen hierzu unter "Einstellungen > Gruppen". 

Wozu dienen Gruppen? 

Zugriffe auf bestimmte Kanäle und Kategorien einschränken:

Sie haben zwei (oder mehr) unterschiedliche Titel/Gruppen, die autark von einander planen, unterschiedliche Kanäle oder Rubriken bespielen und die Inhalte gegenseitig nicht einsehen können sollen?

Diese Einschränkungen werden über die Gruppen geregelt.

Beispiel:

Gruppe A hat Zugriff auf Kanal A und auf die Kategorien 1, 2 und 5 des Kanals C.

Gruppe B hat Zugriff auf den Kanal B und auf die Kategorien 3, 4 und 6 des Kanals C. 

Gruppe X hat Zugriff auf Kanal A, Kanal B und Kanal C.

Die Mitglieder der Gruppe A und B planen für unterschiedliche Kanäle/Kategorien und können die Inhalte der jeweils anderen Gruppe nicht sehen. Die Gruppe X  hat Zugriff auf alle Kanäle und Kategorien und kann alle Inhalte für alle Kanäle sehen, die sowohl von Gruppe A als auch Gruppe B geplant werden.

Auf der Themenliste Themen nach Gruppenzugehörigkeit anzeigen

Nehmen wir unser Gruppen und Kanäle aus dem vorherigen Beispiel.

Sowohl Gruppe B als auch Gruppe X haben Zugriff auf den Kanal B.

Beide können also Inhalte für den Kanal B erstellen. 

Wenn wir also nun die Inhalte des Kanals B auf der Themenliste betrachten, können wir einen Gruppenfilter setzen. Indem wir beispielsweise nach Gruppe B filtern werden uns für den Kanal B nur die Inhalte dargestellt, die aus der Gruppe B stammen.  

Spezifische Schichten anlegen:

Beim Anlegen verschiedener Schichten können Sie festlegen, für welche Gruppe eine Schicht gelten soll. So können Sie sicherstellen, dass jede Gruppe nur die für sie relevanten Schichten angezeigt bekommt. Erfahren Sie mehr zur Schichtplanung im Schritt 7 des Setups. 

Gespeicherte Ansichten und Notizen gruppenspezifisch zur Verfügung stellen:

Eine zentrale Funktion Kordiams sind "gespeicherte Ansichten". Diese ermöglichen es eine Seitenansicht mit individuell gesetzten Filtern und Sortierungen als Lesezeichen zu speichern und diese Ansicht gegebenenfalls mit der eigenen Gruppe zu teilen. Administratoren mit Zugriff auf alle Gruppen können so für jede Gruppe eigene relevante Ansichten erstellen und speichern. Gleiches gilt für Notizen, die genau so wie gespeicherte Ansichten mit einzelnen Gruppen geteilt werden können. 

Gruppenspezifischer Kalender:

Termine können im Kalender in Abhängigkeit Ihrer Gruppenzugehörigkeit gefiltert werden.

E-Mail-Adressen pro Gruppe:

Jede Gruppe verfügt über eine E-Mail-Adresse und ein dazugehöriges Postfach. Die Posteingangsfunktion in Kordiam bietet die Möglichkeit über E-Mail erhaltenen Termine und Themenideen schnell und einfach in einen Eintrag auf Kordiam zu verwandeln und sowohl die E-Mail als auch die Anhänge der E-Mail im Kordiam Eintrag zu hinterlegen.

Umfassender Zugriff 

Die Zuweisung eines Nutzers zu einer Gruppe sorgt dafür, dass dieser Nutzer als Mitglied der Gruppe geführt wird. Manchmal möchte man jedoch einem Nutzer Zugriff auf Daten einer Gruppen gewähren, ohne dass dieser Nutzer z.B. auf der Seite Verfügbarkeit als Mitglied dieser Gruppe angezeigt wird. Hierfür gibt es die Option Umfassender Zugriff, mit der Administratoren über das Nutzerprofil Zugriffsrechte auf Gruppen gewähren können. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.