Schichten und Dienste administrieren und nutzen

In Kordiam können Dienste und Schichten wie z.B. "Sonntagsdienst" definiert und diesen im operativen Alltag Mitarbeiter zugewiesen werden. Diese Schichtzuweisungen werden übersichtlich auf verschiedenen Seiten dargestellt, so dass die Schichtbesetzung im Rahmen der Vergabe von Aufträgen berücksichtigt werden kann.

Dieser Eintrag im Support-Portal bietet eine

• Kurzübersicht zur Darstellung der Schichten und der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter,
• eine Erläuterung, wie man Schichten Mitarbeiter zuweist, sowie
• Hilfestellungen zum Aufsetzen bzw. Definieren von Schichten.

Bitte beachten Sie, dass vor der Nutzung der Funktion mindestens eine Schicht durch einen Administrator aufgesetzt worden sein muss. Im Auslieferungszustand der Funktion sind keine Schichten vordefiniert.

Darstellung von Schichten und dazugehöriger Informationen

Nutzer können die Schicht- und Dienstpläne an mehreren Stellen einsehen:

• Verfügbarkeits-Box: Auf den Seiten Übersicht, Kurzfristkalender und je nach Einstellung auch Kurzfristplanung befindet sich im oberen Bereich die Box "Verfügbarkeit".
• Schicht-Seite: Unter dem Navigationspunkt "Management" finden Sie die Ansicht Schichten, auf der die angelegten Schichten angezeigt und die Zuweisung von Nutzern verwaltet werden kann.
• Mein Plan: Auf der Seite Mein Plan werden die jeweils eigenen Termine und Aufgaben des Nutzers dargestellt. Diese Liste wird um die Darstellung der Schichten erweitert. Ist der Nutzer also z.B. an einem Dienstag einer Online-Frühschicht von 6:00 Uhr bis 14:00 zugewiesen, so sieht er an diesem Dienstag einen Eintrag "06:00 - 14:00 Online-Frühschicht".

Welche Schichten jeweils angezeigt werden, richtet sich nach den unter "Einstellungen > Schichten" vorgenommenen Einstellungen und der durch den Nutzer vorgenommenen Filtereinstellungen.

Beispiel: In den Einstellungen wurde definiert, dass eine Schicht nur für die Online-Redaktion relevant ist. Dann wird diese Schicht dem Nutzer nur dargestellt, wenn er a) Zugriffsrechte auf die Online-Redaktion hat und b) die Online-Redaktion auch bei den Gruppen (oben links) ausgewählt hat.

Wenn einer Schicht ein Mitarbeiter zugewiesen wurde, wird dessen Kürzel leicht einsehbar dargestellt.

Je Schicht sind zudem weitere Informationen abrufbar:

• Infos zur Schicht: Im Bereich "Einstellungen > Schichten" kann für jede Schicht eine dauerhafte Notiz hinterlegt werden. Zudem werden die Tage bestimmt, an denen die Schicht besetzt werden muss und von wann bis wann die Schicht geht. Alle diese Informationen sind abrufbar, indem man auf den Schichtnamen klickt.
  
  
• Schicht-Notiz: Je Tag und Schicht kann eine Notiz hinterlegt werden. Das Vorliegen einer Schicht-Notiz wird über einen grauen Punkt im rechten unteren Bereich eines Tages dargestellt. Klicken Sie auf den Punkt, um sich die Notiz anzeigen zu lassen. Auf der Seite Übersicht wird die Notiz sofort dargestellt, ohne dass Sie klicken müssen. Zudem werden die Notizen auf der Seite Mein Plan sowie in den Kalenderfeeds angezeigt.
  
  
• Mindestbesetzung: Wenn Sie eine Schicht unter "Einstellungen > Schichten" bearbeiten, haben Sie die Option eine Mindestbesetzung für bestimmte Tage anzugeben. Klicken Sie hierfür auf die Zahlen in Klammern neben den Tagen:
  

Wenn eine Schicht an einem Tag nicht eine durch Admins definierte Mindestbesetzung aufweist, wird die Schicht an dem Tag mit einer orange-farbenen Linie markiert (auf der Übersicht erscheint ein orangenes Ausrufezeichen).

• Änderungsprotokoll: Sämtliche Zuweisungen von Mitarbeitern zu Schichten und auch das Entfernen von Mitarbeitern aus einer Schicht werden protokolliert.
  Dieses Änderungsprotokoll ist für jeden Nutzer einsehbar, indem er auf der Seite "Management > Schichten" auf den entsprechenden Schichtnamen klickt und in dem sich dann öffnenden Layer "Änderungen anzeigen" auswählt.                
  Die Darstellung der Schicht erweitert sich dann um eine Liste aller Änderungen. Durch erneuten Klick auf den Schichtnamen und Auswahl von "Änderungen verbergen" werden die Änderungslisten wieder verborgen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich auf der Seite "Management > Schichten" zur Verfügung steht.

Zuweisen und Entfernen von Nutzern

Die Zuweisung von Nutzern zu einer Schicht ist denkbar einfach: Analog zur Schnelleingabe eines Themas erscheinen kleine Links "Neu", wenn Sie mit der Maus über einer Schicht bzw. neben einer Schicht verweilen.

Klicken Sie auf den Link und klicken Sie in dem dann erscheinenden Layer auf "Nutzer".

Wählen Sie den entsprechenden Nutzer aus und geben Sie an, von wann bis wann er einer Schicht zugewiesen werden soll. Optional können Sie weitere Nutzer hinzufügen. 

Speichern Sie Ihre Eingabe und schon erscheinen die Kürzel der Nutzer in der Schicht.

Durch Klick auf einen Nutzernamen haben Sie Zugriff auf die Funktion, den Nutzer von einer Schicht zu entfernen.

Für viele Schichten kommen nur bestimmte Nutzer in Frage, die dieser regelmäßig zugewiesen werden. Deshalb können Sie Favoriten für jede Schicht markieren.

Suchen Sie in einer Schicht nach einem Nutzer und neben dem Namen erscheint ein kleiner grauer Stern. Klicken Sie auf diesen und das nächste Mal, wenn Sie die Nutzerliste während der Schichtzuteilung öffnen, wird der Nutzer direkt dargestellt.

Analog zur Eingabe eines Nutzers können Sie eine Notiz eingeben. Klicken Sie ebenfalls auf "Neu" und wählen dann die Option "Notiz" aus.

Aufsetzen und Bearbeiten von Schichten

Das Erstellen oder Verändern einer Schicht ist auf der Seite "Einstellungen > Schichten" möglich. Nur Nutzer mit Administratorrechten haben auf diese Seite Zugriff.

Klicken Sie auf "Schicht hinzufügen" zum Erstellen einer Schicht. Es öffnet sich ein Layer, mit folgenden Eingabefeldern:

• Bezeichnung: Eine prägnante Beschreibung wie z.B. "Online-Frühschicht"
  
  
• Notiz: Optional können Sie Angaben zur Schicht machen wie z.B. Besetzungsvorgaben.
• Gruppen: Wählen Sie die Gruppen (Abteilungen, Ressorts, etc.) aus, für die die Schicht relevant ist. Wenn eine Schicht z.B. ausschließlich für die Online-Redaktion relevant und nur durch diese eingesehen werden soll, so wählen Sie nur diese Gruppe aus.
  
  
• Tage & Zeit, Mindestbesetzung: Wählen Sie aus, an welchen Tagen und von wann bis wann eine Schicht geht. Die kleinen Zahlen hinter den Tagen geben an, mit wie vielen Personen die Schicht an dem Tag mindestens besetzt sein soll. Klicken Sie auf die Zahl, um diese zu verändern.
  
  
• Verfügbarkeit: Diese Angabe hat derzeit keinen unmittelbaren Einfluss auf die Verwendung der Schichtfunktion, sollte dennoch aber korrekt gesetzt werden, da zukünftige Funktionen in Kordiam darauf aufbauen werden.
  Die Zuweisung zu einer Schicht bzw. einem Dienst kann bedeuten, dass der Mitarbeiter für die Übernahme von Aufgaben verfügbar ist (so stehen z.B. dem Sonntagsdienst zugewiesene Mitarbeiter am Sonntag zur Verfügung, um Aufgaben zu übernehmen). In anderen Fällen kann die Zuweisung zu einer Schicht jedoch bedeuten, dass der Mitarbeiter keine weiteren Aufgaben übernehmen kann.
  
  
• Farben:  Öffnen Sie das Menü "Weitere Angaben" und wählen Sie eine von 16 Farben für die Schicht aus.
  

Speichern Sie die Angaben und schon steht die Schicht den Nutzern zur Verfügung.

Sie ändern eine Schicht, indem Sie diese auf der Seite "Einstellungen > Schichten" durch Klick auf den Schichtnamen öffnen, Änderungen vornehmen und speichern.

Die Reihenfolge der Schichten in der Liste ändern Sie wie folgt: Verweilen Sie mit der Maus über dem Schichtnamen. Es öffnet sich ein Layer. In diesem befinden sich je nach Position der Schicht in der Liste die Möglichkeiten, die Schicht nach oben und/oder unten bzw. ans Ende oder an den Anfang zu schieben.

Das Löschen einer Schicht erfolgt ebenfalls über das Layer, welches sich öffnet, wenn Sie mit der Maus über einem Schichtnamen verweilen.